Politique de confidentialité Privacy Policy

01 Introduction Introduction

Je suis Virginie Lubino, erg. (ergothérapeute), membre autorisé de l'Ordre des ergothérapeutes du Québec (OEQ). Cette politique de confidentialité explique comment je collecte, utilise, communique et protège vos renseignements personnels lorsque vous visitez mon site Web https://espace-ergo.ca et lorsque vous recevez des services d'ergothérapie de ma part.

I am Virginie Lubino, OT (Occupational Therapist), an authorized member of the Ordre des ergothérapeutes du Québec (OEQ). This privacy policy explains how I collect, use, disclose, and protect your personal information when you visit my website https://espace-ergo.ca and when you receive occupational therapy services from me.

Cette politique est conforme à :

This policy complies with:

• La Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (Loi 25, L.Q. c. P-39.1) Quebec's Act Respecting the Protection of Personal Information in the Private Sector (Act 25, L.Q. c. P-39.1)
• La Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) (le cas échéant) The Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) (where applicable)
• Le Code de déontologie de l'OEQ et les normes professionnelles en matière de confidentialité The OEQ Code of Ethics and professional standards regarding confidentiality
• Le Code civil du Québec (articles 35 à 41 sur le droit à la vie privée) The Civil Code of Quebec (articles 35 to 41 on the right to privacy)

02 Responsable de la protection des renseignements personnels Privacy Officer

Conformément à la Loi 25 du Québec, je suis responsable de la protection des renseignements personnels dans ma pratique.

In accordance with Quebec's Act 25, I am responsible for the protection of personal information in my practice.

03 Renseignements personnels que je collecte Personal information I collect

3.1 Renseignements que vous fournissez volontairement 3.1 Information you provide voluntarily

Je collecte des renseignements personnels lorsque vous :

I collect personal information when you:

• Me contactez par l'intermédiaire de mon site Web (formulaire de contact, courriel, téléphone) : nom, adresse courriel, numéro de téléphone et contenu du message Contact me through my website (contact form, email, phone): name, email address, phone number, and message content
• Prenez rendez-vous : nom, date de naissance, coordonnées, renseignements sur l'assurance/avantages sociaux Book an appointment: name, date of birth, contact details, insurance/benefits information
• Devenez un client : renseignements de santé complets, antécédents médicaux, résultats d'évaluation, notes de traitement, rapports de progression, renseignements de facturation Become a client: complete health information, medical history, assessment results, treatment notes, progress reports, billing information
• Donnez votre consentement : tout formulaire de consentement écrit ou électronique Provide your consent: any written or electronic consent form

3.2 Renseignements collectés automatiquement 3.2 Automatically collected information

Lorsque vous visitez mon site Web, je peux collecter automatiquement :

When you visit my website, I may automatically collect:

• Données de journal : adresse IP, type de navigateur, pages visitées, date/heure de la visite, temps passé sur les pages Log data: IP address, browser type, pages visited, date/time of visit, time spent on pages
• Témoins (cookies) : j'utilise Google Analytics pour l'analyse du site Web et des cookies de suivi Cookies: I use Google Analytics for website analytics and tracking cookies
• Renseignements sur l'appareil : type d'appareil, système d'exploitation, identifiants uniques de l'appareil Device information: device type, operating system, unique device identifiers

04 Finalités de la collecte des renseignements personnels Purposes of collecting personal information

Je collecte et utilise vos renseignements personnels pour les finalités suivantes :

I collect and use your personal information for the following purposes:

4.1 Pour les services d'ergothérapie (finalité principale) 4.1 For occupational therapy services (primary purpose)

• Évaluation, diagnostic et plan de traitementAssessment, diagnosis, and treatment planning
• Fourniture d'interventions d'ergothérapieProviding occupational therapy interventions
• Documentation de la progression et des résultats cliniquesDocumenting progress and clinical outcomes
• Communication avec vous concernant vos soinsCommunicating with you about your care
• Coordination des soins avec d'autres professionnels de la santé (avec votre consentement)Coordinating care with other healthcare professionals (with your consent)

4.2 Pour les fins administratives et commerciales 4.2 For administrative and business purposes

• Prise de rendez-vous et rappelsAppointment scheduling and reminders
• Traitement de la facturation et des paiementsBilling and payment processing
• Demandes d'assurance et remboursementInsurance claims and reimbursement
• Tenue de dossiers professionnels selon les exigences de l'OEQ (minimum 10 ans pour les adultes, jusqu'à l'âge de 28 ans pour les mineurs)Maintaining professional records as required by the OEQ (minimum 10 years for adults, until age 28 for minors)
• Conformité aux obligations légales et réglementairesCompliance with legal and regulatory obligations

4.3 Pour les opérations du site Web 4.3 For website operations

• Réponse à vos demandes de renseignementsResponding to your inquiries
• Amélioration de la fonctionnalité du site Web et de l'expérience utilisateurImproving website functionality and user experience
• Analyse du site Web (le cas échéant)Website analytics (where applicable)

05 Consentement Consent

5.1 Comment le consentement est obtenu5.1 How consent is obtained

• Consentement exprès : J'obtiens votre consentement écrit ou verbal explicite avant de collecter, utiliser ou communiquer des renseignements personnels sensibles (y compris les renseignements de santé) Express consent: I obtain your explicit written or verbal consent before collecting, using, or disclosing sensitive personal information (including health information)
• Consentement implicite : Pour les renseignements non sensibles nécessaires à la fourniture des services que vous demandez, le consentement peut être implicite par vos actions Implied consent: For non-sensitive information required to provide the services you request, consent may be implied through your actions

5.2 Révocation du consentement5.2 Withdrawing consent

Vous pouvez révoquer votre consentement en tout temps en communiquant avec moi en utilisant les coordonnées de la section 2. Notez que la révocation du consentement peut limiter ma capacité à vous fournir des services d'ergothérapie.

You may withdraw your consent at any time by contacting me using the information in section 2. Please note that withdrawing consent may limit my ability to provide occupational therapy services to you.

5.3 Refus de collecte5.3 Refusing to provide information

Vous pouvez refuser de fournir certains renseignements personnels, mais cela peut affecter ma capacité à :

You may refuse to provide certain personal information, but this may affect my ability to:

• Fournir des services d'ergothérapieProvide occupational therapy services
• Traiter les demandes d'assuranceProcess insurance claims
• Vous contacter au sujet des rendez-vousContact you about appointments

06 Limites de la collecte Limits of collection

07 Utilisation, communication et partage des renseignements personnels Use, disclosure, and sharing of personal information

7.1 Je N'Utiliserai PAS et NE Communiquerai PAS vos renseignements sauf :7.1 I will NOT use or disclose your information except:

• Avec votre consentement expliciteWith your explicit consent
• Lorsque la loi l'exigeWhen required by law
• Pour les finalités pour lesquelles ils ont été collectésFor the purposes for which they were collected

7.2 Tiers qui peuvent avoir accès7.2 Third parties who may have access

Vos renseignements personnels peuvent être partagés avec :

Your personal information may be shared with:

7.3 Confidentialité des fournisseurs de services tiers7.3 Confidentiality of third-party service providers

Tous les fournisseurs de services tiers sont tenus de :

All third-party service providers are required to:

• Maintenir la confidentialité de vos renseignementsMaintain the confidentiality of your information
• Utiliser les renseignements uniquement pour les services qu'ils fournissentUse information only for the services they provide
• Mettre en œuvre des mesures de protection adéquatesImplement adequate safeguards
• Se conformer aux lois applicables sur la protection des renseignements personnelsComply with applicable privacy laws

08 Transferts transfrontaliers de données Cross-border data transfers

09 Mesures de protection de la sécurité Security safeguards

Je protège vos renseignements personnels en utilisant des mesures de sécurité appropriées :

I protect your personal information using appropriate security measures:

9.1 Mesures de protection physiques9.1 Physical safeguards

• Accès restreint à l'espace de bureauRestricted access to office space
• Stockage sécurisé des dossiers de clientsSecure storage of client records

9.2 Mesures de protection techniques9.2 Technical safeguards

• Ordinateurs et appareils protégés par mot de passePassword-protected computers and devices
• Courriel crypté pour les communications sensiblesEncrypted email for sensitive communications
• Site Web sécurisé (HTTPS/SSL crypté)Secure website (HTTPS/SSL encrypted)
• Pare-feu et logiciels antivirusFirewall and antivirus software
• Systèmes de sauvegarde sécurisésSecure backup systems

9.3 Mesures de protection administratives9.3 Administrative safeguards

• Accords de confidentialité avec tout le personnelConfidentiality agreements with all staff
• Accès limité aux renseignements des clients (principe du besoin de savoir)Limited access to client information (need-to-know principle)
• Mises à jour régulières de sécuritéRegular security updates
• Formation du personnel sur la confidentialitéStaff training on privacy

10 Conservation et destruction Retention and destruction

10.1 Période de conservation10.1 Retention period

Je conserve vos renseignements personnels uniquement aussi longtemps que nécessaire :

I retain your personal information only as long as necessary:

• Dossiers cliniques : Minimum 10 ans après le dernier service pour les adultes ; jusqu'à ce que le client atteigne 28 ans pour les mineurs (selon les exigences de l'OEQ) Clinical records: Minimum 10 years after the last service for adults; until the client reaches age 28 for minors (as required by the OEQ)
• Dossiers de facturation : 6 ans à partir de la date de service (selon les exigences fiscales) Billing records: 6 years from the date of service (as required for tax purposes)
• Formulaires de contact du site Web : Jusqu'à ce que la demande soit résolue, puis supprimés dans les 90 jours Website contact forms: Until the inquiry is resolved, then deleted within 90 days
• Données d'analyse du site Web : 26 mois pour Google Analytics Website analytics data: 26 months for Google Analytics

10.2 Destruction10.2 Destruction

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, je les détruis de manière sécuritaire :

When personal information is no longer needed, I destroy it securely:

• Dossiers électroniques : Suppression sécurisée en utilisant des méthodes standard de l'industrie Electronic records: Secure deletion using industry-standard methods
• Dossiers papier : Destruction par broyage Paper records: Shredding

11 Vos droits Your rights

Vous avez les droits suivants concernant vos renseignements personnels en vertu de la Loi 25 du Québec et de la LPRPDE :

You have the following rights regarding your personal information under Quebec Act 25 and PIPEDA:

12 Notification de violation Breach notification

Conformément à la Loi 25 du Québec et à la LPRPDE, je dois vous notifier et notifier les autorités compétentes s'il y a une violation des mesures de protection de la sécurité qui présente un risque réel de préjudice grave pour vous.

In accordance with Quebec Act 25 and PIPEDA, I must notify you and the relevant authorities if there is a breach of security safeguards that poses a real risk of significant harm to you.

• Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) : Notifiée dès que possible Commission d'accès à l'information du Québec (CAI): Notified as soon as possible
• Vous : Notifié dès que possible avec les détails de la violation You: Notified as soon as possible with details of the breach

13 Accès aux dossiers cliniques Access to clinical records

En tant qu'ergothérapeute réglementé par l'OEQ :

As an occupational therapist regulated by the OEQ:

• Vous avez le droit d'accéder à votre dossier clinique sur demande écrite You have the right to access your clinical record upon written request
• Je dois fournir l'accès dans les 10 jours ouvrables pour les urgences ou 30 jours pour les demandes non urgentes I must provide access within 10 business days for emergencies or 30 days for non-urgent requests
• Je peux réclamer des frais raisonnables pour les copies (selon les normes de l'OEQ) I may charge reasonable fees for copies (in accordance with OEQ standards)
• Je peux refuser l'accès dans des circonstances limitées (par ex. si cela causerait un préjudice grave à votre santé), mais je dois fournir des raisons I may refuse access in limited circumstances (e.g., if it would cause serious harm to your health), but must provide reasons

14 Exceptions à la confidentialité Exceptions to confidentiality

• Lorsque la loi l'exige (par ex. ordonnance du tribunal, assignation) When required by law (e.g., court order, subpoena)
• Lorsqu'il y a une menace sérieuse et imminente pour votre santé ou sécurité ou la sécurité d'autrui When there is a serious and imminent threat to your health or safety or the safety of others
• Pour les signalements obligatoires (par ex. préoccupations de protection de l'enfance, selon la loi du Québec) For mandatory reporting (e.g., child protection concerns, as required under Quebec law)
• À l'OEQ pour enquête professionnelle ou procédures disciplinaires To the OEQ for professional investigation or disciplinary proceedings
• Pour des fins de surveillance de la santé selon la loi For health surveillance purposes as required by law

15 Liens vers d'autres sites Web Links to other websites

Mon site Web peut contenir des liens vers des sites Web tiers (par ex. fournisseurs d'assurance, ressources de santé). Cette politique ne s'applique pas à ces sites Web. Je ne suis pas responsable des pratiques de confidentialité des sites tiers. Veuillez consulter leurs politiques de confidentialité.

My website may contain links to third-party websites (e.g., insurance providers, health resources). This policy does not apply to those websites. I am not responsible for the privacy practices of third-party sites. Please review their privacy policies.

16 Modifications à cette politique Changes to this policy

Je peux mettre à jour cette politique de confidentialité pour refléter :

I may update this privacy policy to reflect:

• Les changements dans les lois ou réglementationsChanges in laws or regulations
• Les mises à jour de mes pratiquesUpdates to my practices
• Les commentaires des clientsClient feedback

Si je fais des changements importants, je :

If I make significant changes, I will:

• Publierai la politique mise à jour sur mon site WebPost the updated policy on my website
• Vous notifierai par courriel (si j'ai vos coordonnées)Notify you by email (if I have your contact information)
• Mettrai à jour la date de « Dernière mise à jour »Update the "Last updated" date

Vous êtes encouragé à revoir cette politique périodiquement.

You are encouraged to review this policy periodically.

17 Plaintes Complaints

Si vous croyez que vos droits à la protection des renseignements personnels ont été violés, veuillez :

If you believe your privacy rights have been violated, please:

• Me contacter d'abord (section 2) pour résoudre le problème Contact me first (section 2) to resolve the issue
• Si non résolu, contacter le régulateur approprié If unresolved, contact the appropriate regulator

18 Coordonnées Contact information

Pour toute question, demande ou préoccupation concernant cette politique ou vos renseignements personnels :

For any question, request, or concern regarding this policy or your personal information: